Phần mềm Quản lý văn bản và Điều hành được xây dựng với mục đích phục vụ và quản lý có hiệu quả các quy trình điều hành công việc, hoạt động tác nghiệp, xử lý, khai thác, trao đổi thông tin tại các cơ quan hành chính trong Bộ. Các quy trình hoạt động sẽ được quản lý và thực hiện thông qua các quy trình xử lý và trao đổi thông tin trên mạng.

Phần mềm Quản lý văn bản và Điều hành có nhiệm vụ hỗ trợ toàn diện công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, chuyên viên tại VP Bộ VHTTDL và tại các cơ quan trực thuộc Bộ, thông qua việc quản lý và theo dõi các VB đi và đến; xử lý VB, xử lý công việc thông qua hồ sơ công việc của lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên tại các cơ quan; các trao đổi thông tin nội bộ, trao đổi thông tin với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan.

Như vậy, phần mềm Quản lý văn bản và Điều hành sẽ hoạt động trên mạng LAN tại từng cơ quan, liên kết VP Bộ VHTTDL và các cơ quan trực thuộc Bộ với nhau trong việc gửi/nhận các văn bản trên mạng diện rộng

Tại mỗi cơ quan, phần mềm Quản lý văn bản và Điều hành bao gồm các chức năng chính sau:

• Chức năng quản lý các VB đi/đến, thực hiện gửi và nhận VB với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài thông qua đường mạng.
• Chức năng tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn bản và hồ sơ công việc của cơ quan thông qua mạng nội bộ.
• Chức năng giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết công việc
• Chức năng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực hiện của Lãnh đạo.
• Chức năng kiểm tra, soát xét nhiệm vụ cần thực hiện của các chuyên viên, các phòng ban chuyên môn.
• Chức năng hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ.
• Các chức năng tra cứu, khai thác thông tin.
• Chức năng thống kê và in ấn báo cáo.
• Các chức năng quản trị hệ thống.