Áp dụng một trong số những thành tựu của công nghệ số vào doanh nghiệp chính là sử dụng hóa đơn điện tử.

Đặc điểm sử dụng hóa đơn giấy truyền thống

Với hóa đơn giấy, doanh nghiệp thường lựa chọn 2 hình thức sử dụng là hóa đơn do cơ quan thuế cung cấp hoặc doanh nghiệp tự in hóa đơn khi được cơ quan thuế chấp thuận. Dù là hình thức nào thì doanh nghiệp phải có văn bản thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng. Về thời gian công đoạn phát hành hóa đơn và đặt in hóa đơn thường kéo dài từ 3 đến 5 tuần.

Đáng quan tâm hơn, mỗi hóa đơn được doanh nghiệp in ra đều phải có từ 3 liên trở lên, theo đó liên 1 để doanh nghiệp lưu trữ, liên 2 giao khách hàng và liên 3 để cơ quan Thuế kiểm soát và quản lý. Việc vận chuyển, thanh toán hóa đơn giữa các bên cũng sẽ tiêu tốn một khoản ngân sách đáng kể khi mà doanh nghiệp phải gửi hóa đơn cho khách hàng qua các đơn vị chuyển phát với cước phí từ 12.000 đến 15.000 đồng/đơn. Chưa kể việc thất lạc hóa đơn trong quá trình vận chuyển sẽ gây tổn thất cho doanh nghiệp về chi phí xử lý và đặc biệt là việc mất uy tín với khách hàng.

Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy với cơ quan thuế cũng là vấn đề đáng lo vì hiện nay tình trạng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn bất hợp pháp để khai khống chi phí, khấu trừ và hoàn thuế giá trị gia tăng. Hậu quả của việc gian lận là gây thất thu ngân sách nhà nước.

Việc sử dụng hóa đơn giấy cũng khiến các doanh nghiệp cần phải bố trí sắp xếp kho bảo quản và lưu trữ hóa đơn. Chưa kể việc rủi ro khi lưu trữ giấy tờ đó là hỏa hoạn và mối mọt. Với số lượng hóa đơn nhiều, mỗi khi tìm kiếm hóa đơn kế toán cần rất nhiều thời gian để tra soát. Từ việc thống kê hóa đơn đến làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đều là những công đoạn mất rất nhiều thời gian mà độ chính xác vẫn không đảm bảo được 100%. Do đó thất thoát chi phí là điều mà doanh nghiệp khó tránh khỏi.

(Nguồn: enternews.vn/)