Ngày 05/5/2016, tại Bộ VHTTDL, Thứ trưởng Đặng Thị Bích Liên đã chủ trì cuộc họp về cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, sử dụng hộp thư điện tử công vụ và tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ VHTTDL. Cùng dự có đại diện lãnh đạo của Tổng cục Du lịch, Tổng cục Thể dục thể thao, Cục Điện ảnh, Cục Di sản văn hóa, Cục Văn hóa cơ sở, Cục Nghệ thuật biểu diễn, Cục Mỹ thuật, Nhiếp ảnh và Triển lãm, Vụ Kế hoạch, Tài chính, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Pháp chế, Văn phòng Bộ, Trung tâm Công nghệ thông tin, Trung tâm Thông tin Du lịch (Tổng cục Du lịch), Trung tâm Thông tin Thể dục thể thao (Tổng cục Thể dục thể thao) và Vụ Khoa học, Công nghệ và Môi trường.
Sau khi nghe đại diện lãnh đạo Vụ Khoa học, Công nghệ và Môi trường báo cáo tình hình cung cấp dịch vụ công trực tuyến và hộp thư điện tử công vụ của Bộ, Văn phòng Bộ báo cáo việc sử dụng hộp thư điện tử công vụ của Bộ (@chinhphu.vn), Trung tâm Công nghệ thông tin báo cáo về Dự án CPnet, tiến độ thực hiện và ý kiến của các đơn vị, Thứ trưởng kết luận:
1. Biểu dương Vụ Khoa học, Công nghệ và Môi trường trong thời gian qua đã chủ trì, phối hợp với các cơ quan đơn vị có liên quan giúp lãnh đạo Bộ trong công tác quản lý về công nghệ thông tin; triển khai đầy đủ các chủ trương của Chính phủ về dịch vụ công trực tuyến, sử dụng hộp thư điện tử công vụ của Bộ.
2. Để thực hiện có hiệu quả chủ trương của Chính phủ và Bộ trưởng về dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và trao đổi văn bản điện tử qua hộp thư công vụ của Bộ, yêu cầu thủ trưởng các đơn vị nghiêm túc thực hiện công việc sau:
Về trao đổi văn bản điện tử bằng hộp thư công vụ của Bộ từ ngày 01/6/2016
Giao Văn phòng Bộ: Là đầu mối trong việc triển khai hộp thư điện tử công vụ của Bộ. Xây dựng Kế hoạch cụ thể đề xuất quy trình, nội dung, thủ tục, giám sát việc trao đổi văn bản điện tử bằng hộp thư điện tử công vụ của Bộ, lấy ý kiến đơn vị có liên quan; xây dựng hướng dẫn quy định tạm thời về sử dụng hộp thư điện tử công vụ trong trao đổi văn bản điện tử của Bộ; lấy ý kiến các đơn vị có liên quan và trình lãnh đạo Bộ phê duyệt trước ngày 15/5/2016. Phổ biến đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ để áp dụng thử từ ngày 15/5/2016 đến ngày 25/5/2016 và chính thức áp dụng từ ngày 01/6/2016.
Giao Trung tâm Công nghệ thông tin, Trung tâm Thông tin Du lịch, Trung tâm Thông tin Thể dục thể thao: Phối hợp Văn phòng Bộ hoàn thiện nội dung hướng dẫn sử dụng. Hỗ trợ kỹ thuật công nghệ thông tin trong quá trình sử dụng hộp thư điện tử công vụ cho trao đổi văn bản điện tử của Bộ theo phạm vi được phân công.
Về cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3
Đây là nhiệm vụ phải thực hiện theo yêu cầu của Chính phủ; là nhiệm vụ không dễ đòi hỏi sự quyết tâm cao của lãnh đạo đơn vị có liên quan. Năm 2016, Bộ VHTTDL cung cấp 18 dịch vụ công mức độ 3, trong đó 16 dịch vụ theo Quyết định số 4647/QĐ-BVHTTDL ngày 30/12/2015 của Bộ VHTTDL đã ban hành về Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 trên Cổng Thông tin điện tử của Bộ, 01 dịch vụ của Cục Điện ảnh và 01 dịch vụ của Cục Mỹ thuật, Nhiếp ảnh và Triển lãm. Cụ thể phân công nhiệm vụ như sau:
Tổng cục Du lịch, Cục Di sản văn hóa, Cục Nghệ thuật biểu diễn, Cục Văn hóa cơ sở, Cục Điện ảnh, Cục Mỹ thuật, Nhiếp ảnh và Triển lãm: Thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu của Chính phủ. Đề nghị lãnh đạo các đơn vị liên quan tập trung chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ thuộc đơn vị mình.  Phân công lãnh đạo và chuyên viên đầu mối thực hiện nhiệm vụ cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 của đơn vị. Chủ động xây dựng các quy trình, thủ tục hành chính của đơn vị, lấy ý kiến của Vụ Pháp chế và hoàn thành trước ngày 15/5/2016, gửi về Trung tâm Công nghệ thông tin trước ngày 25/5/2016. Phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin trong việc tin học hóa quy trình cung cấp, giải quyết thủ tục hành chính. Tiếp tục theo dõi, hướng dẫn tập huấn đối tượng liên quan dịch vụ công đơn vị mình để chạy thử nghiệm.
Đối với các đơn vị có từ 02 dịch vụ công trực tuyến trở lên: lựa chọn 01 dịch vụ để triển khai thử nghiệm trong tháng 6/2016. Thử nghiệm 18 dịch vụ từ tháng 6/2016 đến tháng 9/2016; tích hợp lên Cổng Thông tin điện tử và chính thức cung cấp từ tháng 10/2016. Xây dựng dự toán kinh phí gửi về Trung tâm Công nghệ thông tin để tổng hợp.
Trung tâm Công nghệ thông tin: Là đơn vị đầu mối triển khai dịch vụ công trực tuyến mức độ 3. Chủ động làm việc và xây dựng Kế hoạch tổng thể với các Cục, Vụ có liên quan từ đó xây dựng Kế hoạch chi tiết để trực tiếp phối hợp với đơn vị có liên quan, hoàn thiện các quy trình trước ngày 25/5/2016; lựa chọn từ 01 đến 03 thủ tục hành chính triển khai xây dựng, thử nghiệm trong tháng 6/2016. Hoàn thiện hạ tầng của dự án CPnet theo chỉ đạo của lãnh đạo Bộ và cam kết của Trung tâm Công nghệ thông tin trước ngày 15/5/2016. Xây dựng Kế hoạch tập huấn; thực hiện hướng dẫn, duy trì, đôn đốc, phối hợp với các đơn vị có dịch vụ công mức độ 3, các nhiệm vụ liên quan đến phối hợp, vận hành, duy trì hệ thống cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3. Tổng hợp Kế hoạch kinh phí trên cơ sở dự toán kinh phí của các đơn vị có dịch vụ công mức độ 3 gửi Vụ Khoa học, Công nghệ và Môi trường trình lãnh đạo Bộ phê duyệt.
Vụ Khoa học, Công nghệ và Môi trường: Đôn đốc các đơn vị đầu mối về dịch vụ công mức độ 3 và sử dụng hộp thư điện tử công vụ việc thực hiện nhiệm vụ, tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Bộ. Chủ trì, phối hợp Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Pháp chế, Văn phòng Bộ, Trung tâm Công nghệ thông tin, Trung tâm Thông tin Du lịch, Trung tâm Thông tin Thể dục thể thao, trình Lãnh đạo Bộ thành lập 02 nhóm giúp việc về cung cấp dịch vụ công trực tuyến năm 2016 gồm: 1) Nhóm kiểm tra, thẩm định thủ tục hành chính; 2) Nhóm kiểm tra, thẩm định về kỹ thuật công nghệ thông tin, tổng hợp, báo cáo Bộ trưởng trước 25/5/2016.
Về kinh phí
Kinh phí thực hiện nhiệm vụ năm 2016 từ nguồn chi thường xuyên năm 2016 cấp về đơn vị. Các đơn vị lập kế hoạch nhiệm vụ và kinh phí năm 2017 gửi Vụ Kế hoạch, Tài chính và Vụ Khoa học, Công nghệ và Môi trường để tổng hợp vào dự toán kinh phí chung về ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ.
Về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ
Sau khi nghe đại diện lãnh đạo các đơn vị báo cáo cụ thể dẫn đến việc khó triển khai việc quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ, Cổng Thông tin điện tử Bộ, Thứ trưởng Đặng Thị Bích Liên kết luận:  
Giao Vụ Tổ chức cán bộ căn cứ quy định hiện hành, trình Bộ trưởng quyết định chức năng nhiệm vụ Cổng Thông tin điện tử Bộ trong đó quy định rõ đơn vị chủ quản.
Rà soát chức năng nhiệm vụ của Vụ Khoa học, Công nghệ và Môi trường và Trung tâm Công nghệ thông tin, đảm bảo phân công nhiệm vụ không chồng chéo, phù hợp với quy định hiện hành. Báo cáo Bộ trưởng và Ban Cán sự trước ngày 10/5/2016.
Văn phòng Bộ thông báo để các đơn vị liên quan biết, có kế hoạch triển khai thực hiện.
TH